為了避免因員工處置不當，造成公司文件、資料中的重要數(shù)據(jù)、 信息遺失和泄露等情況的發(fā)生，給公司帶來不必要的經濟損失，公司內部會有專門的文件規(guī)章制度，員工須嚴格遵守公司保密協(xié)議要求，定期對自己所保管的文件資料進行整理，對于日常需要歸檔的文件應妥善保管，對于不需歸檔且過期作廢的資料、日常辦公作廢的文件（包括一般文件、重要文件、機密文件、草稿、復印廢頁及文字廢紙，磁盤、光盤、圖紙等（特別是上市公司的文件和資料）不得隨便丟棄、不得倒入垃圾桶內、不得交予保潔人員，以防止泄密事件的發(fā)生。
在工作過程中形成的個人臨時性草稿及文字廢紙，由員工本人通過碎紙機自行進行破碎銷毀，在工作過程中形成的日常辦公作廢的文件（指一般性文件、重要文件）、復印廢頁，需報部門負責人審核鑒定確已無保存價值的，待審核通過后由部門負責人現(xiàn)場監(jiān)督本部門員工使用碎紙機進行破碎銷毀，需要找一家專業(yè)的提供文件銷毀的公司，注意要專業(yè)、服務要好，否則公司的文件將會被泄密的可能，主要看公司的成立年限和文化以及文件的銷毀手段，銷毀設備是現(xiàn)代高科技，運用現(xiàn)代化管理、數(shù)字化服務，全程的360度監(jiān)控，加強了保密的嚴密性。
文件銷毀不當會造成不少的損失，很多企業(yè)或公司對于機密文件銷毀的細節(jié)，并沒有特別的重視，往往會對公司的經濟利益產生不利的影響，公司內部應該制定相關的規(guī)章制度進行約束管理，員工必須嚴格執(zhí)行，對于公司的機密文件必須要保密，以及對機密文件進行處理，整理規(guī)范，對于作廢的文件要放到一邊去，不要隨便亂扔，公司內部的事情做好之后，文件被泄露的機會就會降低很多，并不是內部做好就可以了，還需對文件銷毀制定一些方針，才能保證萬無一失，保證重要文件不被其他競爭對手輕易的獲得，挽回公司的損失。
為強化文件保密管理提升安全意識，開展辦公廢舊文件資料集中銷毀“絕密”行動，用實際行動踐行綠色發(fā)展理念，文件資料銷毀工作是文件管理的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)文件資料銷毀相關制度要求，做好銷毀文件資料登記造冊，現(xiàn)場工作人員清點核查廢舊文件資料，并形成文件移交清單，集中銷毀，防止重要文件泄密，現(xiàn)場確認簽定移交清單，確保文件安全移交，為積極響應國家綠色發(fā)展新理念，集中的銷毀廢舊文件，并將資源循環(huán)再利用，廢舊文件搬運、銷毀工作在監(jiān)督人員監(jiān)督下進行，確保文件安全銷毀。