文件的存取方法是由文件的性質(zhì)和用戶使用文件的情況來(lái)決定的，文件材料立卷歸檔工作納入日常工作管理中，受電子文件和紙質(zhì)文件不均衡發(fā)展的影響，兩種文件管理的互動(dòng)也是不對(duì)等的，紙質(zhì)文件管理在電子文件管理的影響下逐漸，而電子文件管理則在紙質(zhì)文件管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)的支持下日漸豐滿，現(xiàn)在佛山文件銷毀機(jī)構(gòu)面臨紙質(zhì)文件銷毀和電子文件銷毀兩大難題，文件銷毀系統(tǒng)主要是針對(duì)紙質(zhì)文件和帶有各種信息載體的硬盤，軟盤等磁質(zhì)和非磁質(zhì)的儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行有效銷毀，達(dá)到終信息安全，防止發(fā)生的一種系統(tǒng)。
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電子文件銷毀軟件主要特性：
1、支持右鍵菜單和支持文件拖放功能。
2、綠色軟件，不常駐內(nèi)存，不占用系統(tǒng)。
3、安全、穩(wěn)定、高效，特有多項(xiàng)智能人性化操作。
4、國(guó)防級(jí)數(shù)據(jù)銷毀工具，確保機(jī)密文件安全無(wú)憂。
5、采用國(guó)際上別數(shù)據(jù)銷毀技術(shù)，不會(huì)對(duì)硬盤產(chǎn)生任何損壞。
這里的信息安全既包括涉及企業(yè)的核心機(jī)密安全信息，同時(shí)也包含諸如個(gè)人身份信息，企業(yè)的一般經(jīng)營(yíng)信息，雖然不會(huì)對(duì)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)造成致命的打擊，但也會(huì)對(duì)企業(yè)和個(gè)人造成不必要的損失，銷毀文件單位、銷毀文件的種類、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，保證文件己徹底銷毀，不會(huì)出現(xiàn)泄露問(wèn)題，銷毀各類保密文件確保信息無(wú)法恢復(fù)外，將文件給銷毀文件公司銷毀，還可以出具銷毀處理證明。即出具專業(yè)的“涉密文件粉碎銷毀服務(wù)報(bào)告”，詳細(xì)記載，佛山文件銷毀機(jī)構(gòu)有專門押運(yùn)銷毀文件車輛，可以有效提供全程銷毀錄像資料。
很多公司在進(jìn)行的時(shí)候，都比較擔(dān)心銷毀公司的員工會(huì)不會(huì)為了利益而泄露了文件里面的信息，大多數(shù)都會(huì)選擇現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行銷毀文件，親眼看到銷毀的全過(guò)程，銷毀過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密局制定的《涉及國(guó)家秘密的載體銷毀與信息消除安全保密要求》中涉密載體銷毀和涉密信息消除的等級(jí)、實(shí)施方法、技術(shù)指標(biāo)，遵守相應(yīng)的安全保密管理要求規(guī)定，而且，還可以依據(jù)客戶的需求提供視頻實(shí)時(shí)監(jiān)督、銷毀時(shí)現(xiàn)場(chǎng)的數(shù)碼照片、視頻錄象等作為銷毀證明文件，證明客戶的文件已經(jīng)被安全銷毀，佛山文件銷毀機(jī)構(gòu)還得具備齊全的銷毀資質(zhì)，這樣才能吸引更多的客戶。